La storia del metodo Kaizen è iniziata negli anni ’30.
Sakichi Toyoda, fondatore della Toyota, che all’epoca produceva telai automatici, amava dire ai suoi colleghi: “Aprite la finestra; c’è un grande mondo là fuori ”.
Nel 1950 Toyota implementò circoli di qualità che portarono allo sviluppo dell’esclusivo “Toyota Production System”. Il metodo kaizen è un sistema che si basa sul miglioramento continuo di qualità, tecnologia, processi, cultura aziendale, produttività, sicurezza e leadership.
Questi continui piccoli miglioramenti (Kaizen) si sommano a grandi vantaggi. Si traducono, ad esempio, in: consegne più rapide, costi inferiori e maggiore soddisfazione del cliente.(Dalla terminologia del sistema di produzione Toyota sul sito web dello stabilimento di Georgetown – novembre 2003: “Kaizen, o miglioramento continuo, è il segno distintivo del Toyota Production System.
Cos’è il metodo Kaizen
La filosofia di kaizen è uno dei valori fondamentali di Toyota. Significa ” miglioramento continuo “. Nessun processo può mai essere dichiarato perfetto ma può sempre essere migliorato.
Kaizen in pratica significa che tutti i membri del team in tutte le parti dell’organizzazione sono alla continua ricerca di modi per migliorare le operazioni e le persone a tutti i livelli dell’azienda supportano questo processo di miglioramento.
Kaizen richiede anche la definizione di obiettivi e traguardi chiari. È soprattutto una questione di atteggiamento positivo, con il focus su ciò che dovrebbe essere fatto piuttosto che su ciò che può essere fatto.
Il miglioramento continuo è supportato da tre principi chiave; TPS – Thinking People System, “5 perché?”, “5S”
Thinking People System
Toyota Production System invita i membri del team a pensare al processo e a prendere decisioni tempestive per mantenerlo senza intoppi. Questo coinvolgimento crea responsabilità per il successo del processo, aumentando sia il morale che la qualità. Questo è anche essenziale per il successo di kaizen .
Ogni mattina si tiene una riunione per discutere i problemi di qualità ed eliminare le loro cause. Kaizen non si basa solo su miglioramenti sviluppati e implementati solo da esperti o dirigenti. Coinvolge tutti, facendo affidamento sulla vasta conoscenza, abilità ed esperienza delle persone che lavorano direttamente nel processo. Ad esempio, nei siti di produzione europei di Toyota Material Handling ogni anno vengono presentate circa 3.000 proposte di miglioramento.
Testare la logica dei “5 perché?” del metodo kaizen
Kaizen richiede che la logica e il vantaggio di tutti i miglioramenti siano valutati attentamente prima di essere implementati. Ciò si ottiene impiegando il concetto dei “5 perché?” .
Ogni miglioramento pianificato deve essere testato chiedendosi “perché?” almeno per cinque volte per garantire che la sua logica e il suo valore siano chiari.
Le 5 “S” del metodo kaizen
Il Toyota Production System va oltre le aree che sono puramente legate ai processi di produzione. Si estende anche all’intera dell’organizzazione: vendite e marketing, amministrazione, sviluppo e gestione del prodotto.
Ogni dipendente, indipendentemente dalla posizione, viene trattato allo stesso modo. Toyota si prende cura di coltivare un senso di orgoglio ed efficienza sul posto di lavoro.
Il termine Metodo 5S trae spunto dalle iniziali della pronuncia occidentalizzata delle cinque parole giapponesi che sintetizzano i cinque passi che danno il ritmo alla metodologia:
- Seiri – separare: separa ciò che ti serve da ciò che non è funzionale all’attività e quindi crea disturbo e disordine, quindi spreco di tempo o di risorse (muda); un termine alternativo con la S è scarta.
- Seiton – riordinare: metti a posto tutto quello che è utile, il vecchio motto “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”; un termine alternativo con la S è sistemare.
- Seiso – pulire: tieni tale ordine costante e pulisci, un ambiente pulito ed ordinato è un ambiente che “non nasconde” le inefficienze (una logica molto in linea con il Total Quality Management TQM); un termine alternativo con la S è spazzare.
- Seiketsu – sistematizzare o standardizzare: definisci delle metodologie ripetitive e canonizzate da utilizzare per continuare queste attività di razionalizzazione delle risorse e degli spazi lavorativi;
- Shitsuke – diffondere o sostenere: fai che questo modo di pensare ed agire sia pervasivo per tutte le attività aziendali.
Il quinto passo (shitsuke) può anche essere inteso come allargamento delle 5S da esperimenti pilota ad altre attività che possono goderne.
Esempio di applicazione in azienda del metodo kaizen
Uno degli approcci più usati per rendere efficace la fase di seiri e seiton è quello detto dei cartellini rossi.
Si segnano con dei cartellini rossi tutti gli attrezzi, materiali o qualsiasi elemento oggetto di 5S che possono risultare inutili; in seguito vengono segregati in un’area di non utilizzo immediato. A fronte di un reclamo per l’utilizzo di un materiale con cartellino, il reclamante deve addurre motivazioni evidenti che non esiste alternativa utilizzabile senza cartellino rosso; nel caso possa utilizzare un materiale o uno strumento non cartellinato, il materiale cartellinato rimane dove sta, in caso contrario viene eliminato il cartellino e tale materiale torna di uso comune.
Tutti i materiali che dopo tre-sei mesi hanno ancora il cartellino rosso possono essere eliminati. In questo modo il materiale effettivamente non usato viene prima evidenziato, poi segregato e quindi eliminato. Vengono minimizzati i rischi di un “impeto delenda”, ma si mantiene l’approccio di pulizia complessiva. Il tempo di residenza nel “limbo” dei materiali cartellinati può variare, ma normalmente non supera i dodici mesi.
Esempio di applicazione nel lavoro quotidiano del metodo kaizen
Un altro piccolo esempio noto in letteratura è il seguente:
- Guardate la vostra scrivania e contate le penne che avete, le matite, i blocchi di carta, gli evidenziatori di diversi colori… e scrivete ciò che vedete su un foglio;
- Per ognuna di queste osservazioni pensate a cosa vi serve e scrivetelo sullo stesso foglio a lato delle osservazioni;
Tutto quello che non avete segnato è inutile, uno spreco.
Quali sono gli obiettivi primari del metodo kaizen
Gli obiettivi primari del metodo kaizen sono garantire qualità e sicurezza. I suoi elementi chiave enfatizzano la semplificazione e la facilità di esecuzione di un compito, la riprogettazione dei processi per soddisfare le esigenze fisiche dei membri del team, l’aumento della velocità e dell’efficienza del processo di lavoro, il mantenimento di un ambiente di lavoro sicuro e il miglioramento costante della qualità del prodotto.
Nel 1986 Masaaki Imai ha introdotto nel mondo occidentale il termine giapponese Kaizen e lo ha reso famoso attraverso il suo libro Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success. Tradotto in quattordici lingue, Kaizen è diventato una moda in tutto il mondo.
Nel 1997 Imai ha introdotto una forma evoluta di Kaizen nel suo libro “Gemba Kaizen: A Commonsense, Low-Cost Approach to Management” , per riaffermare l’importanza nel determinare il miglioramento continuo di un’organizzazione.
In sostanza, ciò si traduce in una sorta di filosofia aziendale del “ritorno alle origini”. Gemba è il luogo in cui il prodotto viene effettivamente fabbricato, il che potrebbe significare la linea di assemblaggio in uno stabilimento di produzione o il luogo in cui i dipendenti interagiscono con i clienti nel settore dei servizi. È “il luogo dove si fa il vero lavoro”, come ama definirlo Imai.